Tilsettingsreglement

Tilsettingsreglement  Drøftet 11.11.2019 
 
1. Formål og virkeområde 
Formålet med reglementet er å sikre objektivitet og saklighet i alle tilsettingssaker og å legge til rette for gode, grundige tilsettingsprosesser som sikrer bred rekruttering til fylkeskommunen. Reglementet gjelder ved alle tilsettinger i Viken fylkeskommune, faste og midlertidige, så lenge annet ikke er fastsatt i lov, forskrift, andre reglement eller tariffavtaler. 
 
Reglementet viser de viktigste føringene for tilsetting i Viken fylkeskommune, men er ikke tilstrekkelig for å gjennomføre rekrutteringsprosessen. I rekrutteringsarbeidet er det også nødvendig å gjøre seg kjent med rutinene for rekruttering i de digitale håndbøkene. 
 
2. Tilsettingsformer  2.1. Fast tilsetting Arbeidstakere i Viken fylkeskommune skal som hovedregel ansettes i faste hele stillinger. 
 
2.2. Midlertidig tilsetting Arbeidstakere kan tilsettes midlertidig hvis kriteriene i arbeidsmiljøloven § 14-9 er oppfylt. Hvis det ikke er lærere som fyller kompetansekravene i henhold til opplæringslovens § 10, kan det tilsettes midlertidig i henhold til opplæringsloven § 10-6.  
 
2.3. Stedfortredertjeneste og konstituering Ansatte kan for en periode bli konstituert i en annen stilling eller bli pålagt stedfortredertjeneste jf. Hovedtariffavtalen §13. 
 
3. Tilsettingsmyndighet  Tilsettingsmyndighet følger av delegasjonsreglementet. 
 
4. Fremgangsmåte i rekrutteringssaker 4.1. Vurdering og godkjenning av stillinger Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om ledige og nyopprettede stillinger i tråd med hovedavtalen. 
 
Når behov for kompetanse oppstår, foretas det først en grundig vurdering av hvilken kompetanse det er behov for. Det innebærer blant annet en vurdering av hvorvidt det er kompetanse internt til å ivareta oppgavene eller om stillingen skal lyses ut. Når en person slutter i en stilling skal det vurderes om arbeidsoppgavene kan fordeles på andre eller om stillingen skal lyses ut, eventuelt med endringer i oppgaver sammenlignet med den som sluttet.  
 
Viken fylkeskommune har et helhetlig arbeidsgiveransvar. For å ivareta ansatte med fortrinnsrett til stilling og overtallige skal alle stillinger, faste og midlertidige på seks måneder eller mer, godkjennes i HR-avdelingen før de lyses ut. Godkjenningen er gyldig i tre måneder. 
 
4.2. Kunngjøring av ledige stillinger Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres offentlig. Ledere med tilsettingsmyndighet kan ta kontakt med HR-avdelingen for en vurdering av om stillingen kan lyses ut internt i henhold til lov- og avtaleverk. I så fall kan arbeidsgiver etter drøfting med de tillitsvalgte fastsette noe annet. For undervisningsstillinger og lederstillinger gjelder opplæringslovens krav om offentlig utlysning, med mindre stillingen er ledig kortere enn seks måneder, jf. opplæringslova § 10-4. 
 
4.3. Stillinger uten godkjenning og kunngjøring For kortvarige vikariater og i påvente av utlysning av fast stilling, kan ledere med tilsettingsmyndighet ansette midlertidig i inntil seks måneder. Kriteriene for midlertidig tilsetting i arbeidsmiljøloven § 149 må være oppfylt også i slike tilfeller. 
 
4.4. Søkerlister, offentlighet og partsinnsyn Når søknadsfristen har gått ut, skal det settes opp offentlig og utvidet søkerliste i tråd med offentlighetsloven og forskrift til forvaltningsloven. Søkeres rett til innsyn håndteres i tråd med forskrift til forvaltningsloven. 
 
4.5. Tillitsvalgtes deltakelse Hovedavtalen ligger til grunn for tillitsvalgtes deltakelse i tilsettingssaker. Tillitsvalgte involveres på det nivået stillingen befinner seg. Det er de tillitsvalgte selv som peker ut hvem som skal representere de ansatte i den enkelte tilsettingsprosess. Det skal også pekes ut en vara som kan tre inn ved sykdom o.l. Varaen får kun innsyn i saken dersom det oppstår et behov. 
 
Det er som hovedregel en tillitsvalgt som deltar i tilsettingsprosessen. Unntak fra hovedregelen kan være aktuelt i enkelte situasjoner, for eksempel:  - Ved opplæring av ny tillitsvalgt kan to tillitsvalgte delta - I særskilte tilfeller særskilte tilfeller kan den enkelte intervjugruppe beslutte at to tillitsvalgte deltar. Eksempel på et særskilt tilfelle kan være rekruttering til topplederstillinger i en omorganiseringssituasjon.  Tillitsvalgt som deltar i tilsettingsprosessen regnes som part i saken. 
 
Denne representanten får: - innsyn i utvidet søkerliste, søknader og sakens dokumenter for øvrig  - uttale seg om utvelgelse av kandidater til intervju - mulighet til å delta i intervjuer og vurdering av kandidatene - uttale seg om innstillingen  
 
Øvrige tillitsvalgte har rett til offentlig søkerliste.  
 
4.6. Utvelgelse og innstilling Det skal som et minimum gjennomføres et intervju med aktuelle søkere og referanseintervju. Det lages skriftlig innstilling som begrunner hva det legges avgjørende vekt på i valget mellom søkerne. Så langt det er mulig skal det innstilles tre kandidater i prioritert rekkefølge. Innstillingen skal sendes alle som har deltatt i tilsettingsprosessen for uttalelse med en frist på inntil 3 dager.  
 
4.7. Tilsetting Ved tilsetting skal det inngås skriftlig arbeidsavtale, jf. arbeidsmiljølovens bestemmelser.